Verändern statt verwalten: Eine Behörde erfindet sich neu
Wie bleibt eine Verwaltung handlungsfähig, wenn sich die Anforderungen verändern?
Das Dezernat für Soziales, Bildung und Wohnen hat sich neu aufgestellt – mit klarer Strategie, nutzerorientierten Angeboten und agilen Arbeitsweisen.
Verwaltungen stehen unter Druck: Die Gesellschaft wird älter, die Anforderungen steigen, doch Prozesse bleiben oft starr. Das Dezernat für Soziales, Wohnen und Bildung wollte seine Angebote anpassen und gleichzeitig flexibler und digitaler werden.
Meine Aufgabe: Den Wandel strategisch begleiten. Gemeinsam haben wir analysiert, welche Veränderungen notwendig sind, welche Services optimiert werden müssen und wie agile Arbeitsweisen sinnvoll integriert werden können – ohne die Verwaltungsrealität aus den Augen zu verlieren.
Die Situation.
So sind wir vorgegangen
Schritt 1
Zielgruppen verstehen, bevor Strukturen verändert werden
Statt mit internen Prozessen zu beginnen, haben wir uns erst die Hauptzielgruppe angeschaut. Welche Bedürfnisse haben sie? Wie verändert sich ihre Lebensrealität? Und welche Anforderungen entstehen daraus? Design Thinking als Startpunkt – nicht die eigene Behörde.
Schritt 2
Gesetzliche Rahmenbedingungen & Purpose klären
Transformation braucht Spielraum. Also haben wir die gesetzlichen Vorgaben mitgedacht und gleichzeitig eine Purpose-Vision entwickelt: Wer wollen wir als Behörde eigentlich sein? Welche Rolle spielen wir in der Kommune? Eine Frage, die oft vergessen wird – aber hier den Grundstein für echte Veränderung gelegt hat.
Schritt 3
Service-Design für ein zukunftsfähiges Angebot
Mit einem klareren Blick auf die Bedürfnisse der Menschen haben wir die bestehenden Angebote analysiert: Was funktioniert? Wo gibt es Lücken? Wo verpuffen Ressourcen? Das Ziel: Ein geschärftes Portfolio, das sich an echten Bedarfen orientiert – nicht an alten Strukturen.
Schritt 4
Agilität in einer Behörde? Ja, aber pragmatisch!
Agile Methoden in einer Verwaltung? Klingt verrückt – ist aber notwendig. Statt auf endlose Abstimmungsschleifen zu setzen, haben wir flexiblere Prozesse, Pilotprojekte und neue Arbeitsweisen etabliert. Das Ergebnis: Schnellere Entscheidungen, mehr Eigenverantwortung und Transformation, die nicht nur auf dem Papier existiert.
Das Ergebnis
Leitbild als strategische Grundlage
Ein klares, gemeinsames Verständnis über die Ausrichtung des Dezernats schafft Orientierung und Entscheidungsgrundlagen für die Zukunft.
Zielgruppenorientierte Handlungsfelder definiert
Die Analyse der bestehenden Angebote zeigte Lücken und Optimierungspotenzial. Daraus entstanden strategische Handlungsfelder, die konkret weiterentwickelt wurden.
Fahrplan für die nächsten Schritte
Die Maßnahmen wurden in eine strukturierte Roadmap überführt – mit klaren Verantwortlichkeiten und einem pragmatischen Umsetzungsplan.
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